ПубликацииИсточник: журнал "Фармацевтическое обозрение" Ноябрь 2013 / №11 (141) Когда целесообразно применять проектный, а когда – процессный подходы?
Процессная форма предполагает управление повторяющимися операция-ми, объединенными в достаточно стабильные повторяющиеся бизнес-процессы. Проектная форма предполагает управление уникальной комбинацией операций, объединенных в рамках уникального проекта.
Процессный подход Всю деятельность аптечной сети (аптеки) можно разбить на последова-тельность взаимосвязанных бизнес-процессов. При этом результат (выход) предшествующего процесса является ресурсом (входом) следующего. Процессом называется логичный, последовательный, ограниченный во времени набор взаимосвязанных процедур, предназначенный производить предварительно установленный специфичный результат (выход) определенно-му пользователю, при этом процесс обеспечивается необходимыми ресурсами (вход процесса).
Если процесс исполнения работ детально описан и задокументирован, на-значены ответственные за его выполнение сотрудники, разработаны докумен-ты, которыми они воспользуются и определена отчетность, которую они соста-вят в ходе исполнения, то такое описание работ и называется бизнес-процессом. В определенном смысле можно сказать, что модель бизнес-процесса – это описание работы, выполняемой качественно и обеспечивающей достижение необходимой эффективности .
Зачем руководству аптечной сети иметь документированное описание ос-новных бизнес-процессов? Прежде всего, потому что это помогает понять, как устроена работа, позволяет лучше ей управлять, а также: • оптимизировать структурное построение организации; • предвидеть и минимизировать потери (материальные, трудовые, финан-совые и т.д.); • давать стоимостную оценку каждому в отдельности бизнес-процессов и всей совокупности бизнес-процессов организации; • производить стоимостное моделирование сетей бизнес-процессов, управ-ляя ценовой конкурентоспособностью организации.
Описание моделей бизнес-процессов позволяет: 1 Понять, как устроена работа, что позволяет регламентировать эту работу, т.е. зафиксировать порядок ее исполнения, проанализировать, как аптека взаимодействует с покупателями, дистрибьюторами, как организована деятельность на каждом рабочем месте, каждого сотрудника;
2 Управлять. Если известен порядок исполнения работы, то можно: a. задавать ее параметры; Например: каким образом необходимо формировать ассортимент? Как определять оптимальную наценку на группу товаров? Как правильно обслужи-вать покупателей? и т.д. b. определить планы, ресурсы, сроки исполнения работ; Например: каких основных финансовых показателей должна достигнуть аптечная сеть, аптека, каждый фармацевт? c. обеспечивать организацию выполнения процесса; d. контролировать и регулировать ход их исполнения.
3 Оптимизировать работу организации, исключив дублирование функций, «лишние» звенья в цепочке бизнес-процессов, ускорив тем самым проте-кание бизнес-процессов во времени и снизив их стоимость; 4 Оптимизировать структурное построение организации; 5 Предвидеть и минимизировать потери (материальные, трудовые, финан-совые и т.д.); 6 Давать стоимостную оценку каждому в отдельности бизнес-процессов и всей совокупности бизнес-процессов организации.
Кроме того, важной сферой применения моделей бизнес-процессов являет-ся сфера автоматизации. Описанный в виде модели бизнес-процесс можно автоматизировать. Это касается потоков информации, которые возникают и используются в ходе исполнения бизнес-процессов. NB! Процессы, которые не задокументированы, нельзя автоматизировать. Т.е. порядок автоматизации аптечной сети следующий: • сначала описывается существующий в аптечной сети порядок выполне-ния основных процессов; • затем определяется возможность их оптимизации; • процесс документируется; • процесс автоматизируется.
Именно с нарушением этой последовательности связаны неудачные проек-ты автоматизации аптек и недовольство сотрудников тем, что ПО не выполняет тех функций, которые от него требуются. Модели бизнес-процессов помогают ответить и на кардинальные вопросы повышения эффективности бизнеса: как улучшить деятельность? Как повысить производительность? Как избежать проблем? Как повысить экономическую эффективность деятельности?
Проектный подход Проект – уникальная сборка бизнес-процессов, обеспечивающая реализа-цию поставленных целей в заданный срок с заданными ресурсами. Особенности управления проектом: • рассмотрение проекта как уникальной комбинации процессов; • сосредоточение прав и ответственности за достижение результатов про-екта у руководителя проекта и проектной группы; • выделение бюджета проекта; • применение специальной проектной организационной структуры и про-ектной мотивации его участников; • разработка и применение специальных стандартов реализации состав-ляющих проект процессов .
Соотношение процессов и проектов в различных компаниях может прояв-ляться по-разному. Для аптечных сетей, например, применяют преимуществен-но процессную форму организации работ. В других сферах, например строи-тельные компании, применяют преимущественно проектную форму организа-ции работ. Значительная часть компаний одновременно использует и проект-ные и процессные формы организации своей деятельности.
Как следует из определения, проектный подход целесообразно применять при решении сложных уникальных задач в аптечной сети, которых может быть достаточно много: создание интернет-аптеки, организация службы доставки и т.п., однако, в первую очередь, проектный подход нужно использовать для организации процессного управления аптечной сетью, построения эффек-тивной системы управления, и, в конечном счете, для увеличения при-быльности аптечной сети.
Повышение прибыльности, улучшение управляемости, подготовка компа-нии к расширению в другие регионы, масштабирование структуры, подготовка бизнеса к продаже, все это требует перехода к процессному подходу, внедрение которого осуществляется путем проекта. Кратко рассмотрим, как можно выполнить в аптечной сети переход к про-цессному управлению.
Проектный подход при внедрении процессного управления Для описания бизнес-процессов и построения системы управления в ап-течной сети следует выполнить следующие шаги: 1 собрать и обработать существующую информацию; 2 определить и изучить текущие процессы (выделить отдельные процессы, распределить их по основным группам, кратко описать каждый процесс); 3 выбрать процессы, которые нуждаются в документировании (по критери-ям: периодичности выполнения процесса, его временного объема, тре-буемой результативности, финансовой значимости); 4 выбрать методики документирования (общий обзор процессов, принци-пиальная и детальная схемы процесса, схема управления процессами).
Для построения эффективных бизнес-процессов и системы управления следует действовать по классической схеме бизнес-инжиниринга (см. рис. 1): 1 собрать информацию и описать ситуацию «как есть»; 2 спроектировать модель «как надо»; 3 разработать и осуществить шаги по переходу из ситуации «как есть» в ситуацию «как надо»; 4 управлять изменениями.
Основной целью любой коммерческой организации является получение дохода, все остальные цели являются вспомогательными. Тогда, используя и перефразируя основные положения теории ограничения (Theory of Constraints TOC) Э. Голдратта , при построении системы управления следует фокусировать внимание на факторах, определяющих основной доход компании. Система управления должна позволять максимально использовать эти факторы, и любые действия в рамках этой системы не должны препятствовать реализации этих факторов.
Начинать оптимизацию бизнес-процессов в аптеке следует с определения тех факторов, которые обеспечивают аптечной сети основной доход. Таким образом, проектный подход при управлении аптечной сетью необходим, прежде всего для построения эффективной системы управле-ния и увеличения прибыльности бизнеса. Уникальность задачи требует особых условий ее выполнения, в частности, выделения проектной группы из сотрудников компании и обучения их для вы-полнения проекта, либо привлечения проектной команды/консультанта, спе-циализирующихся на решении таких задач.
[1] В. Кондратьев, М. Кузнецов Показываем бизнес процессы. М.: Эксмо, 2008. - 480 с. [1] В. Кондратьев, Проектируем корпоративную архитектуру. М.: Эксмо, 2007. [1] Иллюстрация дана по книге Кондратьев В.В Проектируем корпоративную архитектуру. М.: Эксмо, 2007. [1] Goldratt, Eliyahu M.. Essays on the Theory of Constraints. [Great Barrington, MA]: North River Press. |
Практически любую научную или околонаучную статью принято начинать с определения понятий, которые будут в ней обсуждаться. Рассмотрим, чем от-личаются друг от друга процессный и проектный подходы при управлении компанией, и как мы можем использовать это знание при организации работы в аптечной сети. 