Где
Остфакт - остаток фактический на складе или на полке в аптеке, шт.;
Остучет - Остаток в учетной системе на складе или на полке в аптеке, шт.;
Основанием для фиксирования фактического остатка является акт инвентаризации
Основанием для фиксирования фактического остатка является акт инвентаризации. В таком случае периодичность оценки точности учета будет соответствовать периодичности проведения инвентаризации. Если смена сдает все остатки следующей смене, то точность учета можно контролировать часто.
Но есть компании, в которых полная инвентаризация проводится 1 раз в год, как требует того закон «О бухгалтерском учете». В этом случае основанием для оценки точности учета будут служить:
• на складах при оптовых отгрузках рекламации от клиентов о недостачах, на основании которых составляется акт, и результаты перманентной выборочной инвентаризации
• в аптеках – при выявлении недостач и пересортиц во время продаж и при выборочном пересчете остатков.
В формуле 1 можно увидеть, что она в равной степени покажет ошибку, независимо от того, недостача у нас или излишек. С точки зрения управления запасами обе эти проблемы равноценны.
Так же как и другие показатели, измеряется точность учета по каждой позиции, а далее находится средневзвешенная величина.
Какой показатель точности учета в компании принимать – это решение самостоятельное. Понятно, что точность учета должна стремиться к 100%. Но добиться этого крайне тяжело, опираясь только на человеческий фактор. Обеспечению точности учета способствует автоматизация и штриховое кодирование. Но и они не позволяют полностью исключить ошибки.
Поэтому, как правило, в компаниях принимают для себя нормальную погрешность в учете.
Точность учета должна стремиться к 100%
В свое время автор, работая еще в реальном секторе экономики, разрабатывала стандарт по точности учета.
Выглядел он примерно так.
1. Группа категории А (по АВС-анализу, который мы еще будем в дальнейшем рассматривать) по критерию объем продаж – нормативная точность учета 99%.
2. Группа категории В - нормативная точность учета 97%.
3. Группа категории С - нормативная точность учета 95%.
4. Группа категории D (не продавались за отчетный период) - нормативная точность учета 92%.
Можно стандарт по точности учета рассматривать не только через призму объема продаж, но и через параметр - как часто товар продавался.
В таком случае требование по качеству учета напрямую зависит от важности товара с точки зрения уровня сервиса для клиентов (обеспечение и поддержание лояльности клиентов).
Правила могут выглядеть следующим образом (таб.1).
В таблице отражен лишь пример дифференциального подхода к точности учета в зависимости от объема продаж и частоты продаж.
Совершенно не обязательно так усложнять. Но надо понимать, что точность учета тоже стоит денег. Поэтому зачастую в компаниях предусматривают определенную погрешность для удешевления учета. Но масштаб погрешности не столь значим, чтобы нанести урон бизнесу.
Есть еще один качественный показатель, который не относится к зоне компетенций технологий управления запасами. Но он существенно влияет на качество работы с запасами, на корректность автозаказа, на неликвиды и дефицит и, соответственно, на оборачиваемость.
