Стандартизация справочника товаров: простые правила

Публикации

Почему вас иногда так медленно обслуживают в аптеках? Потому что фармацевт тратит немало времени на поиск нужного товара в компьютерной программе, а именно в той ее части, где находится справочник товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Казалось бы, в чем проблема? Ввел название и посмотрел. Но вопрос заключается в том, как введено название самим фармацевтом и как это сделано его предшественниками. В результате справочник выдает массу вариантов. Фармацевт вынужден проверять все, а вы ждете в очереди. Как исправить ситуацию?

Денис Анохин,
бизнес-тренер,
консультант
по развитию бизнеса

На сегодняшний день практически в каждой аптеке или аптечной сети существует проблема занесения в базу данных одного и того же товара по-разному. Например, можно написать «прокладки БЭЛЛА» или « БЭЛЛА прокладки»; Анальгин 500 мг №10 таб. или Таблетки анальгина 500 мг №10.

Невозможно конкурировать, не имея подробной картины происходящего в аптеке

Это одно и то же наименование. И что же получается, в аптеке всегда нужно искать наименование по контексту или словосочетанию? Почему фармацевты на кассе сталкиваются с такой пустяковой проблемой, как поиск наименования на кассе? Оно или введено на английском языке, поэтому приходится переключать раскладку клавиатуры, или начинается со слов «мазь», «таблетки», тем самым уменьшая скорость обслуживания покупателей. Почему при формировании аналитических отчетов нет четкой уверенности об их достоверности? Что где-нибудь в конце или начале списка не найдется похожее наименование?

Задайте себе вопрос: «Зачем в аптеке нужен маркетолог, если нет порядка в справочнике товаров? Как он проводит анализ? Может, он помнит наизусть, каким образом занесены все товары?».
Если аптека небольшая, и специалистов не хватает, как справиться заведующей (директору) с остатками, планированием, заказами и, в конце концов, с анализом предприятия? Невозможно конкурировать, не имея подробной картины происходящего в аптеке.

Зачем в аптеке нужен маркетолог, если нет порядка в справочнике товаров?

Для того что бы разрешить все эти вопросы и не сталкиваться с трудностями, необходима стандартизация этого справочника!

Быстро и безошибочно

Стандартизация справочника ТМЦ - это установление правил формирования справочника товарно-материальных ценностей в целях обеспечения информационной совместимости и грамотного управления товарными запасами.
На сегодняшний день стандартизация всех процессов – это современное требование к А или А/О.

Собственно нужен стандарт, с помощью которого аптека сможет решить следующие задачи:
· быстро искать нужное наименование;

· сократить кол-во ошибок при сопоставлении товара (электронные накладные, выгрузка в справочные системы);

· разбивка товаров на всевозможные группы и фармгруппы для облегчения проведения анализа с различной степенью детализации (н/п ABC анализ по группам, фармгруппам; оборотная ведомость по группам, фармгруппам – для поиска приоритетных категорий и др.), а также формирования заказа по расходу;

· правильно проставить ТН на группы товаров;

· признак «рецептурный» поможет на кассе фармацевту потребовать рецепт;

· признак «ЖНВЛС» обратит ваше внимание на формирование цены (если ценообразование это учитывает);

· «место хранения» поможет быстро отыскать товар на полке;

· проставление «группы заказа – объединение однотипного товара разных производителей» позволит не только сократить излишки, связанные с наличием одного товара разных производителей, но и увеличит адекватность заказа, упростит данные в аналитических отчетах;

· проставление «делителя упаковки» позволит безошибочно делить товар на кассе и увеличит скорость работы;

· ставка НДС позволит правильно считать налоги;

· привязка к справочнику РЛС позволит быстро находить аналоги с остатками и ценами в аптеке.

Такой стандарт разрабатывается конкретно для каждого предприятия, и зависит это от необходимости детализации аналитических отчетов и возможностей программы.

Собственно вот некоторые правила формирования справочника на лекарственные средства:
1. все позиции вводить с большой буквы, используя русский алфавит;

2. сначала вводится торговое наименование препарата с заглавной буквы, после которого ставится пробел;

3. цифровое значение дозировки (пробел не ставится);

4. размерность дозировки, сокращенно: г, мг, мкг (прописать все размерности);

5. объем или масса;

6. лекарственная форма выпуска обозначается сокращенно: тб., тб. шип., тб. жеват. (перечисляются все формы выпуска с кратким обозначением);

7. в конце указать вид емкости: туба, банка, флакон;

8. если лекарственное средство имеет два и большее количество названий, широко распространенных в быту (в «прайсах» поставщиков), то использовать следует только основное торговое название (Витаон или Бальзам Караваева).

Надеюсь, эти простые правила помогут вам решить задачи по управлению ассортиментом и предприятием в целом.