Аптеки и автоматизация

Публикации

Как и вся наша экономика, аптечное дело за последние двадцать лет претерпело немало существенных изменений. Из государственных учреждений, подчиняющихся Минздраву, аптеки превратились в сегмент рыночной экономики (с весьма разнообразным составом собственников) и сегодня должны заботиться не только о самочувствии граждан, которых они обеспечивают лекарствами, но и о своем “экономическом здоровье” — эффективности, рентабельности, конкурентоспособности и прочих важных показателях. Помимо этих параметров, характеризующих аптеки как предприятия розничной торговли, их деятельность регламентируется рядом специальных законов и подзаконных актов, что делает фармацевтический бизнес весьма непростым. Выжить в конкурентной среде и активно развиваться его представителям помогают современные информационные технологии.

Отечественные аптеки сегодня

Одна из основных тенденций розницы — образование торговых сетей — не миновала и аптечный бизнес: сегодня здесь также идет активное “сетевое строительство”, сопровождающееся перераспределением объектов между государственным и коммерческим секторами (в пользу увеличения последнего). Это происходит путем, с одной стороны, укрупнения небольших сетей, а с другой — поглощения этих же небольших сетей “монстрами” фармацевтического рынка. “Кроме того, крупные аптечные сети не только покупают или вытесняют с рынка независимые аптеки, — отмечает Анатолий Степанский, — но и интегрируют их в свой бизнес разными другими способами, формально сохраняя их независимость (франшиза, договора о поставках и т. п.)”. При этом периодически происходит появление новых брендов, претендующих на свою нишу в фармацевтической рознице.

Еще одной приметой сегодняшнего аптечного бизнеса в России является, по мнению Андрея Краснопольского, появление так называемых “аптечных бутиков”, где продаются дорогие препараты и эксклюзивная лекарственная косметика. В настоящее время характеристики аптек варьируются от весьма скромных торговых точек с одной кассой до крупных розничных площадок с открытой и закрытой выкладкой товаров, несколькими залами, имеющими 5—10 POS-терминалов, собственный сервер, складские помещения, терминалы сбора данных, производственные помещения с компьютеризированными рабочими местами для персонала. Эксперты подразделяют аптечные сети на глобальные, средние и мелкие.

“Глобальные состоят из нескольких региональных частей, чаще всего с автономным управлением, — отмечает Игорь Тихонков. — К таким сетям можно отнести “36,6”, “Ригла”, “Доктор Столетов”. Средние имеют в своем составе порядка 20—100 розничных точек, расположенных в одном или нескольких соседних регионах, -- это “03 Аптека”, “Фармадент”, “Старый Лекарь” в Москве, “Формула здоровья” в Калининграде, “Тверская оптика” в Твери и т. п. Небольшие — это сети из 3—20 аптек, их очень много”. Сведения о количестве и принадлежности аптек и некоторых российских аптечных сетях приведены на рисунке. И тем не менее в настоящее время на рынке сетями охвачено пока менее половины аптечных точек, хотя, по мнению экспертов, в ближайшие год-два ситуация изменится. Что же касается количества муниципальных аптек, то по свидетельству Галины Прокофьевой государственный (муниципальный) сектор пребывает в состоянии “скорее мертв, чем жив”.

“Ситуацию усугубляет кадровая проблема — катастрофическая нехватка фармацевтов и провизоров, что приводит к снижению качества обслуживания клиентов на «первом столе»”. Именно эти современные тенденции — увеличение коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост сетевой розницы — приводят к тому, что для нормального функционирования и развития аптеки уже не могут обойтись без использования такого инструмента, как ИТ.

Что будем автоматизировать?

Аптека — это в первую очередь точка, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

бухгалтерский учет;
заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
регистрация и учет продаж.

“Для аптечной сети список таких задач будет более длинным, — отметила Валерия Николаева, — в него входят, например, ведение классификаторов товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. Помимо этого в зависимости от принятых схем работы заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т. е. децентрализовано). То же относится и к ценообразованию: расценка фармпрепаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе”.

Кроме того, сегодня в рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. “Один из них — дисконтные программы разного типа, — пояснил Сергей Андрюхин. — Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций; кроме того, востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону. Интегрированный в систему справочник “Видаль” позволяет непосредственно из терминала программы осуществлять выбор препарата по болезням, АТХ¹ и фармгруппам, предоставляя доступ к аннотациям препаратов, информации об аналогах и их наличии в аптеке”. Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. “Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций, — отметил Андрей Краснопольский. — Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом”.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP², особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ). “В последнем случае данный стандарт (GMP) предусматривает обеспечение определенного документооборота, правил хранения, а также учет по составу вещества в сырье, — пояснил Анатолий Степанский. — Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами.

Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей, сборником стандартов и положений, регламентирующих качество лекарственных средств (ЛС). Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества”.

В отношении готовых препаратов важность партионного учета также не вызывает сомнения, так как могут возникнуть ситуации, когда необходимо изъять целую партию бракованного товара. “Производителю надо знать, куда она разошлась — по каким торговым точкам, через каких дистрибьюторов. ИС должна давать возможность отследить путь движения бракованного товара практически до покупательского чека”, — считает Андрей Краснопольский.

Эксперты называют еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы (Валерия Николаева); отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр. (Галина Прокофьева); организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами (Сергей Андрюхин); возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли “по образцам” (Игорь Тихонков). Для обеспечения всех этих запросов необходимы ИС, обладающие соответствующим функционалом.

Какие ИС нужны аптеке?

Базовый комплект ПО для аптеки, по мнению Сергея Андрюхина, должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия – фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

Средняя аптека сегодня включает следующее оборудование: два-три автоматизированных торговых места на базе фискального регистратора (компьютер, собственно фискальный регистратор, сканер штрихкодов, дисплей покупателя, денежный ящик), один компьютер материально-ответственного лица, один компьютер в качестве сервера БД.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами — для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле, по словам Игоря Тихонкова, даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов. Система контроля доступа (СКД) может применяться для учета посещений склада с медикаментами.

“Связано это с тем, что аптеки работают с наркотическими препаратами, и для предотвращения злоупотреблений с этими продуктами СКД очень эффективны, — считает Андрей Краснопольский. — Их интеграция с бэк-офисом позволяет создать единое информационное пространство и в режиме реального времени контролировать посещаемость склада. В случае каких-либо нарушений система помогает легко выявить виновного. Кроме того, это дает возможность жестко ограничить и доступ к хранящейся здесь информации. Таким способом топ-менеджер компании получает полное представление о системе безопасности во всей сети и может вовремя отслеживать возникновение нештатных ситуаций и принимать меры для их разрешения”. По мнению г-на Андрюхина, ключевыми критериями при выборе ИС являются:

стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);
возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);
наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
для используемой СУБД важны стоимость самой СУБД и дополнительных лицензий на рабочее место, квалификация ИТ-персонала для администрирования;
способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Для аптечных сетей, особенно крупных и динамично развивающихся, иерархия ключевых критериев будет несколько другой, чем для отдельных аптек. Так, здесь на первое место выйдут высокие требования к СУБД, используемой в офисе для консолидации данных, а также к аппаратной части офиса (сервер, рабочее место менеджера). Для крупных аптечных сетей рекомендуется оборудование, гарантирующее отказоустойчивость и бесперебойность в работе, так как сбои в офисном оборудовании могут оказывать негативное влияние на всю аптечную сеть. “Очень важно, чтобы в ИС была возможность оперативной консолидации данных, — считает Андрей Краснопольский, — для быстрого обмена информацией о наличии товара в режиме реального времени как между несколькими аптеками одной сети, так и между аптеками сети и центральным офисом.

Центральный офис получает от аптек отчеты о реализации товаров и на их основе осуществляет планирование закупок. Чрезвычайно важна также масштабируемость ИС, особенно на современном этапе, когда аптечные сети быстро увеличиваются. Если компания растет более чем на 30% в год, это значит, что система должна легко справляться с увеличением числа пользователей”.

Большое количество периферийного оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для межрегиональных аптечных сетей. Сегодня нельзя забывать также и об эквайринговых системах: обеспечение работы с кредитными картами стало уже распространенной практикой, а уход от отдельного EFT-терминала к встроенному, по мнению г-на Степанского, снижает время обслуживания клиента и, главное, устраняет ошибки, вызванные дополнительным ручным вводом информации.

Важен для сетевых аптек и такой критерий, как стоимость доработки ПО по индивидуальным заказам: как правило, крупные аптечные сети со временем вырабатывают собственное ноу-хау, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики. Иными словами, считает Анатолий Степанский, необходимо обратить внимание на следующее: клиент в конечном итоге покупает не программу, а технологию, в которой существенны не только функционал ИС, но и время внедрения, стоимость проекта и совокупная стоимость владения продуктом (TCO, включающая в том числе и стоимость адаптации и сопровождения).

Игроки рынка автоматизации фармрозницы

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько уже известных разработчиков ПО для фармацевтической розницы, которых можно условно разделить на две группы: независимые разработчики специализированного ПО и ИТ-подразделения (или дочерние структуры) фармацевтических дистрибьюторов. К первой группе относятся такие компании, как “Регард Софт” (ИС “Аптека 2000, 2002, 2005”), “Эскейп” (“М-Аптека”, “М-Аптека плюс”), “Юнико” (“Юнико-Аптека”), имеются специальные разработки для аптек в семействе программ “1С”; ко второй — “Аптека-Холдинг” (с 2007 г. — “Alliance Healthcare Россия”), продвигающая свою ИС “Инфо-Аптека 2.0, 3.0”, “Спарго Технологии” (дочерняя структура фирмы “Протек”) с системой “Е-Фарма”. “Кроме того, — отметил Сергей Андрюхин, — существуют интересные программные продукты “местного масштаба”, переросшие “самописный” уровень и занимающие свою нишу в отдельно взятых регионах”.

В последние годы на фармацевтический рынок приходят и новые игроки с продуктами зарубежного производства — как правило, системами для автоматизации розницы: так, в конце 2005 г. было объявлено о реализации проекта на основе Oracle Retail в аптечной сети “36,6”. Уже несколько лет компания “Импакт-Софт” внедряет решение на базе Microsoft Dynamics NAV для фармацевтического производства и решение для аптечной розницы — крупных сетей, имеющих сто и более аптек (таких, как “Старый Лекарь”) на базе модуля LS Retail. ИС Microsoft Dynamics NAV активно продвигает Консультационная группа АТК у ряда фармацевтических дистрибьюторов.

Некоторые примеры и результаты

Что дает автоматизация аптеке? Каких результатов следует от нее ждать? Практически все эксперты отмечают увеличение товарооборота, сокращение издержек (например, при подготовке товаров к продаже), рост выручки и прибыли. Благодаря уменьшению доли рутинного труда и высвобождению времени сотрудников отпадает необходимость в увеличении штата, что так существенно при сегодняшнем кадровом дефиците. Кроме того, как дополнил Сергей Андрюхин, за счет формализации технологических процессов в подавляющем большинстве случаев улучшаются показатели продаж и динамика развития предприятия в целом; обороты вырастают на 10—40% (зафиксированы отдельные случаи 50%-ного прироста), увеличивается ассортимент лекарственных средств. Галина Прокофьева рассказала о конкретных результатах автоматизации на примере одной из аптек ООО “Пос-Холдинг”: “Ежедневная выручка аптеки (три рабочих места кассира) за полгода после ввода в эксплуатацию ПК “Юнико-Аптека” выросла с 18 тыс. до 80 тыс. руб., прибыль при этом увеличилась на 35%”.

Один из важных результатов автоматизации — расширение возможностей по борьбе со злоупотреблениями: ИС позволяет полностью контролировать ход всех основных процессов и оборот товаров внутри системы. “Имея возможность восстановления событий, гораздо проще пресекать продажу товара “из-под прилавка” и находить ответственных за недостачу, так как по каждой партии товара ведется история с детализацией: кто, когда и какие именно операции производил с данной партией, когда и кем (а при реализации персональных дисконтов — и кому) был продан товар”, — пояснил г-н Андрюхин.

Более того, наличие современной ИС, предполагающей прозрачность бизнес-процессов и контроль каждой операции двумя-тремя не пересекающимися физически и сидящими в разных офисах людьми, является хорошим профилактическим средством от злоупотреблений. “Конечно, полностью защититься от сговора невозможно, — отметил Анатолий Степанский, — однако если люди знают, что их действия будут легко отслежены аналитиками и руководством, то найти желающих пошельмовать будет гораздо труднее. Что же касается обнаружения мошенничеств, то у нас был опыт, когда в одной из розничных сетей, применяющих LS Retail, практически моментально были выявлены сотрудники, попытавшиеся использовать ошибочно введенную в систему скидку для “покупки” товаров по сверхвыгодным ценам”.

Кроме того, как подчеркнула Валерия Николаева, посерийный учет и проверка забракованных серий, имеющиеся сегодня в каждой серьезной ИС для аптек, — важные функции, препятствующие попаданию на прилавки некачественного или фальсифицированного товара. Наконец, и это особенно важно для аптечных сетей, существенно улучшается работа по планированию закупок и поставок, что отражается на динамике деятельности распределительного центра и отдельных торговых точек. Для аптек данная проблема особенно актуальна, поскольку они реализуют товар, имеющий сравнительно небольшие сроки годности. “Нельзя забывать и о том, — считает Андрей Краснопольский, — что ИС помимо специфических особенностей, связанных с лекарственным обеспечением, очень существенно облегчает работу бухгалтерии аптечной сети. Здесь, например, нетривиальной задачей является расчет графика отпусков и заработной платы сотрудников с учетом специфического графика работы (персонал работает по сменам, некоторые аптеки в составе сети функционируют круглосуточно) и различных ставок, а возможности базовой части ИС помогают легко с этим справиться”.

Татьяна Богатова
05.12.2007